2025: Coole neue Features? Hype oder Realität?

KI, digitale Transformation, Automatismen…sind die Schlagwörter, die auch im 2025 für viel Lesestoff sorgen werden. Was dürfen wir von den Weiterentwicklungen im Backoffice insbesondere in der Buchführung erwarten?

Hier unsere Top 4-Erkenntnisse:

1. „GEBUCHT“-Stempel definitiv verbannen!

Alle, die nach wie vor einen „GEBUCHT“-Stempel in Gebrauch haben, sollten ihn im 2025 definitiv verbannen oder zumindest den Gedanken fassen, ihn in naher Zukunft auf die Seite legen zu können. Bereits heute ist es dank vielen Automatismen und Schnittstellen möglich, die Buchhaltung automatisiert zu führen. Einzig die Erfassung der Lieferantenrechnungen ist bis anhin noch nicht ganz so automatisiert oder bedingt noch einige manuelle Schritte. Die Softwarehersteller kündigen für 2025 coole Features an, die die Erfassung massiv vereinfachen sollen. Doch sind sie für die Hotellerie auch sinnvoll nutzbar und stimmt der Kosten-/Nutzenvergleich?

Pro:😀

• Die Lieferantenrechnungen werden nur noch einmal erfasst, „gepromptet“ und dann funktioniert die Erfassung vollautomatisch. Einzig die Zahlung muss noch ausgelöst werden.

Contra: 😒

• Die Hinterlegung der Regeln funktioniert nur, wenn der Mensch diese Arbeit übernimmt. Dies ist zeitaufwändig und technisch nicht so einfach. Entweder ist die Regelerstellung inhouse möglich und das Wissen vorhanden oder es müssen Externe diesen Part übernehmen. Dies generiert anfangs hohe Kosten. Kann sich aber auf Dauer auszahlen, da die Rechnungen nicht mehr manuell erfasst werden müssen.
• Eine digitale Visumsstruktur kann momentan noch nicht automatisiert eingerichtet werden.
• Automatische Abgrenzungen sind bei diesem System nicht möglich.

Empfehlung:

Vollautomatische Erfassungen von Lieferantenrechnungen sind sehr bequem und können zu einer Erleichterung führen. Aber auch bei vollautomatischen Rechnungserfassungen sollte der Mensch nochmals Einsicht nehmen (jedenfalls momentan noch), bevor die Rechnungen an die Bank zur Zahlung übermittelt werden. So oder so empfehlen wir, noch eine Generation abzuwarten, da mit KI eventuell auch Abgrenzungsthematiken sowie Visumsprozesse abgebildet werden können. Dann wird es richtig spannend!

2. Kreditkartenabgleich – leicht gemacht!

Wer kennt es nicht? Stimmen die Kreditkarten? Bezahlt mir der Acquirer wirklich alles, was ich eingenommen habe? Seitdem keine gute Fee mehr im Hinterzimmer jede einzelne Kreditkartenzahlung prüft, batched und ausbucht, haben wir je nachdem ein eher ungutes Gefühl. Auch der Revisor sitzt uns Ende Jahr im Nacken, wenn wir keine „offene Postenliste“ der Kreditkartenzahlungen vorweisen können. Es gibt schon länger Lösungen. Diese sind für Klein- und Individualbetriebe jedoch nicht erschwinglich. Im 2025 gibt es nun eine günstigere Variante, die einzelnen Kreditkartenzahlungen vollautomatisch mit den Acquirer-Daten zu matchen und via Alertsystem zu eruieren, falls einmal eine Zahlung nicht ankommen sollte.

Pro:😀

• Mit vielen Terminals und Kreditkartenzahlungen ein absolutes „Must“ und eine echte Erleichterung für alle „Inhouse-Buchführer“, Treuhänder und Hotelieres.
• Es müssen keine Excelsheets geführt und Auswertungen aus den Websites der einzelnen Acquirern gezogen werden.
• Das Onboarding wird durch Standardisierung von rund TCHF 15 auf rund TCHF 2.5 massiv günstiger und entsprechend attraktiver für Klein- und Individualbetriebe.

Contra: 😒

• Kosten pro Transaktion
• Kosten-/Nutzenvergleich nicht immer positiv

Empfehlung:

Betriebe mit mehr als 2’500 Transaktionen sollten diese Option prüfen. Die Transaktionen werden in den nächsten Jahren zunehmen, weshalb eine Entlastung der Buchhaltung in diesem Bereich essentiell ist.

3. Vorsicht vor „Fake it, until make it“

Die Digitalisierung wird oft als „Heilsbringer“ vermarktet, doch nicht jedes neue Tool ist wirklich ausgereift oder direkt anwendbar. Vieles wird angekündigt, was noch nicht praxiserprobt ist. Man wird das Gefühl nicht los, man sei viel zu spät, weil alle anderen anscheinend schon mit entsprechenden Lösungen arbeiten. Marketing in Perfektion – denn die Realität ist eine andere. Viele Softwarehersteller lotsen mit Neuheiten. „Fake it, until make it“ lautet die Devise. Denn die Neuheiten sind in der Praxis nicht ausgereift und werden auf Kosten der User entwickelt.

Empfehlung:

• Gründlich evaluieren, bevor investieren.
• Kritische Haltung einnehmen und nicht auf jeden Trend aufspringen.

4. Prüfe die Schnittstellen – Insellösungen vermeiden!

Bei den Schnittstellen ist besondere Vorsicht geboten. Ansonsten holt man sich unzählige Tools ins Hotel, die nicht aufeinander abgestimmt sind. Dies generiert Mehraufwand, anstatt zu einer Entlastung zu führen. Der Frust ist vorprogrammiert.

Empfehlung:

• Jedes Tool hat auf der eigenen Website Unmengen von „Partnern“ und Schnittstellen. Trotzdem muss jede einzelne Anbindung neu „gebaut“ werden. Dieser Kostenfaktor ist nicht zu unterschätzen! Deshalb unbedingt Referenzen einholen, ob die Schnittstellen bereits vorhanden sind, funktionieren und wie hoch die Implementierungskosten sind.

Fazit:

Die digitale Transformation bietet der Hotellerie enorme Chancen, birgt aber auch Risiken. Ein strategisches und kritisch hinterfragendes Vorgehen ist essenziell:

1. Prioritäten setzen: Konzentriere dich auf Bereiche, die den grössten Nutzen versprechen.
2. Prozesse analysieren: Identifiziere die Schwachstellen, die durch digitale Lösungen verbessert werden können.
3. Integration sicherstellen: Investiere in Systeme, die miteinander kompatibel sind.
4. Schulungen einplanen: Stelle sicher, dass die Mitarbeiter die neuen Tools verstehen und effektiv nutzen können.

Mit einer wohlüberlegten Strategie wird die Digitalisierung nicht nur ein Schlagwort, sondern eine echte Entlastung für dein Hotel.

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