Die „Must-have KPIs“ in der Hotellerie

In diesem Blog zeigen wir euch die wichtigsten KPIs (Key Performance Indicators). Willst du wissen, welche Kennzahlen für deinen Betrieb relevant sind? Nimm Kontakt mit uns auf.

Auch Klein- und Individualbetriebe profitieren von KPIs

Michael Böhler

Zeitnahe und vergleichbare Reportings wo Grössen wie GOI und GOP monatlich automatisiert nach denselben Kriterien berechnet werden. Der GOI (Gross Operating Income) und der GOP (Gross Operating Profit) sind die am häufigsten genutzten Grössen für die KPIs-Berechnung. Der GOI umfasst den Umsatz abzüglich aller direkten Aufwände. Für den GOP werden auch der allgemeinen Betriebsaufwand, Unterhalt, Energie und Verwaltung subtrahiert.

Restauration

• Warenkosten im Verhältnis zum Umsatz (25-30%): misst den Prozentsatz des Umsatzes, der für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen ausgegeben wird. Ein niedrigerer Warenkostenanteil deutet auf eine effiziente Beschaffung und Kostenkontrolle hin.
• Küchenrendite (70%), Kellerrendite (75%): Misst das Verhältnis zwischen dem Umsatz Restauration (kann auch pro Outlet erfolgen) und den Warenkosten. Eine hohe Warenrendite deutet darauf hin, dass die Kalkulationen passen und der Wareneinkauf straff geführt ist.
• Personalkostenanteil Restauration (50%): Dieser KPI ermöglicht eine detaillierte Analyse der Personalkosten (Küche, Service, Office) um mögliche Einsparpotenziale oder Effizienzsteigerungen zu identifizieren. Heruntergebrochen, können Küche und Service in den KPIs Küchen-, Kellerrendite noch ergänzt werden, um eine detailliertere Sicht über den Personaleinsatz in der Küche und im Service zu erlangen.
• Restaurationsrendite II (20%): Misst den GOP in % des Umsatzes des Outlets.

Beherbergung

• GOPPAR – Gross Operating Profit Per Available Room : Misst den GOP pro verfügbares Zimmer. Der GOPPAR zeigt, wie effizient das Hotel seinen Betrieb im Hinblick auf die Erzielung von Gewinn aus jedem verfügbaren Zimmer führt. Berechnung: GOP durch die Anzahl der verfügbaren Zimmer teilt.
• Personalkostenanteil Beherbergung: ermöglicht eine detaillierte Analyse der Personalkosten in der Beherbergungssparte (Reception, Housekeeping), um mögliche Einsparpotenziale oder Effizienzsteigerungen zu identifizieren.
• Personalkosten (Housekeeping und Reception) pro verfügbare Zimmer: berechnet die Personalkosten pro verfügbarem Zimmer und hilft dabei, die Effizienz der Arbeitskräfte im Verhältnis zur Auslastung des Hotels zu bewerten.
• GOP Beherbergung: Kann als absolute Zahl (GOP) oder auch Deckungsbeitragsmarge (GOP in %) als KPI definiert werden. Je höher der GOP, desto rentabler ist die Sparte Beherbergung.
• Zimmerauslastung auf Öffnungstage: gibt an, welcher Anteil der verfügbaren Zimmer tatsächlich verkauft wurde. Ein höherer Prozentsatz deutet auf eine höhere Nachfrage und eine effizientere Nutzung der Ressourcen hin. Eine hohe Zimmerauslastung zeigt, dass das Hotel die Nachfrage gut bedient und eine effektive Preisstrategie hat, um die Zimmer vollständig zu verkaufen. Eine niedrige Zimmerauslastung kann darauf hinweisen, dass das Hotel Schwierigkeiten hat, genügend Gäste anzuziehen, oder dass die Preise möglicherweise zu hoch sind. Berechnung: Zimmernächte / verfügbare Zimmer x Öffnungstage
• ADR steht für „Average Daily Rate: der durchschnittlichen Tagesumsatz pro verkauftes Zimmer. Die ADR wird verwendet, um die Preisstrategie eines Hotels zu überwachen und zu optimieren. Berechnung: Gesamtumsatz Beherbergung durch Anzahl verkaufte Zimmer.
• Captage (Anteil verkaufter Frühstücke im Vergleich zu Hotelgästen) – vor allem City Hotellerie, die das Frühstück nicht im Logement inkludieren: Misst den Prozentsatz der Hotelgäste, die Frühstück im Hotel kaufen, im Vergleich zur Gesamtzahl der Gäste im Haus. Für Hotels, die Frühstück nicht im Zimmerpreis inbegriffen anbieten, ist es wichtig, dass dieser Wert mindestens 50% erreicht, um den damit verbundenen Aufwand zu rechtfertigen. Idealerweise sollte dieser Wert gesteigert werden, um die Rentabilität des Frühstücksangebots zu maximieren. Der Anteil verkaufter Frühstücke kann berechnet werden, indem man die Anzahl der verkauften Frühstücke durch die Anzahl der Gäste im Hotel teilt und das Ergebnis mit 100 multipliziert, um es als Prozentsatz auszudrücken.

Gesamtbetrieb

• Deckungsbeitrag oder Brutto-Betriebsergebnis (25-30%) : Kann als absolute Zahl (GOP) oder auch Deckungsbeitragsmarge (GOP in %) als KPI definiert werden. Je höher der GOP/Deckungsbeitrag, desto rentabler ist der Betrieb.
• Personalkostenanteil am Umsatz gesamt (35-45%): Dieser KPI misst den Prozentsatz des Umsatzes, der für die Personalkosten ausgegeben wird (inkl. Direktion, Verwaltung, Unterhalt, Marketing). Reisst der Wert aus, gilt es, in den einzelnen Sparten detailliert nach Erklärungen zu suchen und Massnahmen abzuleiten.
• Drop Through (Reactivity) -> für detailliertere Indikatoren pro Sparte (50%): Der Drop Through (oder Reactivity) misst die Veränderung beim Umsatz, GOI (Gross Operating Income) und/oder GOP (Gross Operating Profit) im Vergleich zum Vormonat oder Vorjahr. Dieser KPI zeigt auf, wie effektiv das Hotel Umsatzsteigerungen in tatsächlichen operativen Gewinn umwandeln kann, insbesondere bei Ratensteigerungen ohne Belegungszuwachs. Zudem gibt er Aufschluss darüber, wie effizient Kosten im Falle eines Umsatzrückgangs eingespart werden konnten. Der Prozentsatz des Drop Through wird berechnet, indem man die Veränderung des GOI/GOP durch die Veränderung des Umsatzes im Vergleichszeitraum (Monat/Jahr zum Vormonat/Vorjahr) teilt. Dieser Wert wird dann mit 100 multipliziert, um ihn als Prozentsatz darzustellen. Ein hoher Prozentsatz deutet darauf hin, dass das Hotel effizient Umsatzsteigerungen in operativen Gewinn umsetzen konnte oder im Falle eines Umsatzrückgangs effektiv Kosten reduziert hat.
• Cash Flow: Es gibt verschiedene KPIs im Zusammenhang mit dem Cashflow. Der zwei wichtigsten Indikatoren sind: 1. Wie viel Cash bleibt übrigen, wenn die laufenden Betriebskosten gedeckt sind, um Investitionen tätigen oder Schulden zurückzahlen zu können (kann grob am GOP abgelesen werden) und 2. Das Nettoumlaufvermögen der Bilanz (kurzfristiges Umlaufvermögen abzüglich kurzfristige Verbindlichkeiten) muss mindestens positiv sein, damit genügend Geldmittel vorhanden sind, um die Verbindlichkeiten zu begleichen.

Weitere Kennzahlen

• KPIs zu den Personalkosten, Anzahl Mitarbeitern und auch der Fluktuation helfen dabei, die Leistung und Effizienz ihrer Personalressourcen zu bewerten und sicherzustellen, dass die Personalkosten im Einklang mit den Umsatzzielen und der Servicequalität des Hotels aber auch der Work-Life-Balance des Mitarbeiters stehen.
• KPIs mit Grundlage des GOPs beziehungsweise detaillierter des Warenaufwandes ermöglichen es, Trends zu identifizieren und potenzielle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten frühzeitig zu erkennen. Eine kontinuierliche Verbesserung dieses Verhältnisses kann die Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit des Betriebes verbessern. Insbesondere ist in der Restauration das Verhältnis der Warenkosten zum Umsatz ein wichtiger KPI, der dabei hilft, die Kostenstruktur zu analysieren, Rentabilitätspotenziale indem die Preisstruktur sowie den Wareneinkauf beleuchtet wird.
• KPI zur Kundenzufriedenheit: Obwohl nicht direkt finanziell, hat die Kundenzufriedenheit einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg des Betriebes, indem die Kundenbindung und Wiederholungskäufe gefördert werden. Fragen Sie Ihren Marketingspezialisten und Ihren PMS-Anbieter, welche KPIs sinnvoll und einfach ausgewertet werden können.

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