Die Hotelbranche steht im Bereich Buchhaltung und Zahlungsabwicklung vor fundamentalen Herausforderungen. Digitalisierung, steigende Zahlungsvolumen, neue Zahlungsmittel und internationale Anforderungen machen es immer schwieriger, den Überblick zu behalten – vor allem, wenn es um Kreditkartenzahlungen geht. Nun geht es darum, die Kreditkartenzahlungen wieder in den Griff zu kriegen. Mit Automatismen und effizienten Abstimmungsmethoden.
Wachsende Komplexität – schrumpfende Transparenz
In der Vergangenheit war alles klar geregelt: Kreditkartenzahlungen wurden wie klassische Debitoren geführt. Jede Transaktion wurde mit den Abrechnungen der Acquirer (z. B. Nexi, Worldline, Swisscard etc.) einzeln abgeglichen, Kommissionen wurden korrekt verbucht, und per Monats- oder Jahresabschluss stimmten die Salden exakt. Die Buchhaltung war aufwendig – aber prüfungssicher. Der Revisor war glücklich, der CFO auch.
Doch diese Genauigkeit hatte ihren Preis: viel manuelle Arbeit, viel Papier – und das Know-how konzentrierte sich oft auf einzelne Personen im Betrieb.
Heute ist vieles anders – aber nicht zwingend besser.
Die Realität heute: Vereinfachung mit Nebenwirkungen
Viele Hotels haben den Aufwand der Einzelabstimmung nicht mehr stemmen können. Der neue Weg? Die Umsätze werden oft „en bloc“ über das PMS oder POS verbucht. Die Begründung: Kreditkartenzahlungen sind vorautorisierte Zahlungen – also kommt das Geld schon irgendwie. Dann wird monatlich der Gesamterlös aus dem PMS übernommen und die Zahlung auf dem Bankkonto gegen das Forderungskonto Kreditkarten verbucht – abzüglich Kommissionen. Fertig.
Das Problem? Meistens stimmt es eben nicht.
Fehlende Gebührenübersichten, undurchsichtige Kommissionsmodelle, unterschiedliche Acquirer, viele verschiedene Terminals und eine Vielzahl neuer Zahlungsmethoden (Twint, Postcard, Reka, Boncard etc.) erschweren eine klare Übersicht.
Hotels wenden dann eine „Annäherungstaktik“ an: Man schätzt, was noch offen ist – und bucht den Rest aus. Transparenz sieht anders aus.
Die Zukunft: Automatisierung und Rückkehr zur Genauigkeit
Mit Tools wie ReconHub in Zusammenarbeit mit dem HotelFinance Ökosystem wird ein neuer Standard gesetzt: eine tägliche, automatisierte Zahlungsabstimmung. Das bedeutet:
- Klare OP-Listen pro Acquirer oder Brand
- Transparente Übersicht über alle eingegangenen und offenen Zahlungen
- Übersicht über Kommissionen, Gebührenmodelle und mögliche Optimierungen
- Grundlage für strategische Entscheidungen in Bezug auf Zahlungsmethoden und Acquirer
Kreditkarten sind die neuen Debitoren. Und mit ReconHub kann man sie auch wieder so behandeln – ganz ohne aufwendige manuelle Arbeit.
„Aber das Geld kommt doch sowieso…?“
Ein häufiger Einwand: Kreditkartenzahlungen sind doch vorab autorisiert. Also warum der Aufwand?
Die Antwort ist simpel: Nur, weil eine Zahlung autorisiert ist, heisst das nicht, dass sie auch verbucht wurde. Fehler in der Übermittlung, Kommissionsanpassungen, Retours, Mehrfachbelastungen – all das kommt vor. Und bei tausenden Transaktionen pro Monat wird eine saubere Abstimmung zur Pflicht.
Manche PMS wie z. B. Mews bieten Ansätze zur Abstimmung. Doch ein vollständiges Mapping aller Transaktionen, Kommissionen, Adjustierungen und Zahlungen ist oft nur mit tiefen Datenbankkenntnissen möglich – geschweige denn eine einfache Verhandlung mit dem Acquirer. Die Systeme sind zudem selten offen für individuelle CH-Brand-Anbindungen.
Die Lösung von HotelFinance
Mit einem abgestimmten Workflow – unabhängig vom PMS oder POS – liefert HotelFinance gemeinsam mit ReconHub eine zuverlässige und automatisierte Lösung zur Zahlungsabstimmung. Nicht nur für den Monats- oder Jahresabschluss, sondern täglich und nachvollziehbar.
Und was macht Frau Meier, die bis anhin alle Kreditkarten kontrolliert hat?
Sie ist noch da – aber mit einer neuen Rolle:
Mit ihrer Erfahrung und ihrem Verständnis der Zahlungsflüsse ist sie nun im Controlling tätig. Sie erkennt Missstände frühzeitig, schlägt Massnahmen vor und bringt ihr Wissen aktiv ins Team ein.
Automatisierung bedeutet nicht Abschaffung von Jobs – sondern eine Veränderung von Aufgaben.
Digitalisierung heisst: Loslassen können – und neue Räume schaffen.
Willst du (noch) mehr erfahren? Dann verpasse nicht, untenstehendes Webinar zu schauen. Oder buche direkt eine Demo.
