Fazit aus den vielen Gesprächen am Hospitality Summit 2025?
Viele Hoteliers und Hotelièren fragen für 𝗨𝗻𝘁𝗲𝗿𝘀𝘁ü𝘁𝘇𝘂𝗻𝗴 𝗯𝗲𝘁𝗿𝗲𝗳𝗳𝗲𝗻𝗱 𝗦𝗰𝗵𝗻𝗶𝘁𝘁𝘀𝘁𝗲𝗹𝗹𝗲𝗻 𝘇𝘄𝗶𝘀𝗰𝗵𝗲𝗻 𝗣𝗠𝗦 𝘂𝗻𝗱 𝗕𝘂𝗰𝗵𝗳ü𝗵𝗿𝘂𝗻𝗴 an. Sie haben entweder eine Abacuslizenz gekauft oder über den Treuhänder AbaWeb aufgesetzt und stehen nun bei der Verbuchung der Umsätze an. Der Treuhänder macht dies noch manuell und tippt zudem auch die Faktoren jeweils 1x pro Monat in ein Excel Reporting ein.
Unglaublich, denn…
➡️ …ein Setup Abacus (AbaWeb) mit allen relevanten Schnittstellen zu PMS und HR-System sowie integrierten Auswertungen und BI-Tool 𝗴𝗶𝗯𝘁 𝗲𝘀 𝗯𝗲𝗿𝗲𝗶𝘁𝘀! 𝗣𝗳𝗮𝗻𝗻𝗲𝗻𝗳𝗲𝗿𝘁𝗶𝗴, 𝗵𝗼𝘁𝗲𝗹𝘀𝗽𝗲𝘇𝗶𝗳𝗶𝘀𝗰𝗵 𝘂𝗻𝗱 𝗲𝗶𝗻𝗳𝗮𝗰𝗵 𝗶𝗺 𝗢𝗻𝗯𝗼𝗮𝗿𝗱𝗶𝗻𝗴. Es heisst HotelFinance.ch.
Deshalb sind folgende Informationen rund um die Buchführung auf Abacus oder AbaWeb wichtig. Auch wer auf diese Systeme wechseln möchte, tut gut daran, diese Faktoren zu kennen:
Facts:
1. Abacus ≠ Abacus!
Abacus ist ein super Tool und kann so ziemlich alles, was das Schweizer Buchführungsherz begehrt. Aber Abacus ist nicht gleich Abacus!
Lizenz: Es gibt die Möglichkeit eine eigene Lizenz zu erwerben. Hierzu braucht es einen Abacus-Partner, der die Gegebenheiten des Systems kennt und die Konfiguration individuell nach den persönlichen Bedürfnissen aufsetzen kann. Diese „Instanz“ muss anschliessend gewartet werden. Die Initialkosten dafür sind einmalig im hohen 5-stelligen Bereich (je nach Standard). Hinzu kommen wiederkehrende Kosten pro Jahr plus Schnittstellenkonfigurationen, Automatismen bereitstellen und und und…. Dies macht bei grossen Konstrukten mit mehreren Firmen, Hotels und Geschäftsbereichen Sinn. Hier empfehlen wir einen guten Abacus-Partner, der im Vorfeld, während und auch nach Abschluss des Projekts beratend zur Seite steht: Zum Beispiel: Dorean AG.
AbaWeb: Dies ist eine cloudbasierte Abacus-Lösung, die jeder Abacuspartner (wie oben erwähnt) wie auch die Treuhänder vermieten. Allerdings: In dieser Konfiguration sind keine branchenspezifischen Hotel-Reportings enthalten. Weiter müssen alle Schnittstellen zu den Nebensystemen und Automatismen über Berater und Abacus-Spezialisten gebaut und aktiviert werden.
2. Schnittstellen
Jedes System preist seine Schnittstellen an und verweist auf seine API (Application Programming Interface). Das ist schön und gut… doch wer kann als Hotelier/Hotelière schon etwas damit anfangen? Spätestens in diesem Moment ist klar: Ein IT-Berater muss sich darum kümmern. Denn ohne diese Leute geht nichts. Es ist also nicht einfach ein Knopfdruck und alles läuft. Eine Schnittstelle zu Abacus kostet gut und gerne TCHF 5-20, je nach Bedürfnis und je nachdem, wie das System aufgesetzt wird.
3. Automatismen
Abacus kann sehr viele Aufgaben automatisch ausführen. Beispielsweise Daten aus einem anderen System abholen und dann automatisch auch importieren. ABER: Das Einrichten ist teuer und bedingt viel Abacus-Wissen.
𝗙𝗮𝘇𝗶𝘁:
Individuelle Systeme sind teuer und aufwändig in der Wartung. Kommt hinzu, dass diese meist noch keine Automatismen und Auswertungstools beinhalten.
Genau deshalb wurde HotelFinance.ch (www.hotelfinance.ch) entwickelt. Eine Gesamtlösung für die Schweizer Individualhotellerie auf Basis von Abacus / AbaWeb. Die Schnittstellen sind bereits vorkonfiguriert und alle Workflows im Zusammenhang mit der Buchführung sowie die Führungsinstrumente werden geschult und Hoteliers und Hotelièren direkt an die Hand gegeben. Der Hotelier muss nicht auf der grünen Wiese anfangen und sich noch überlegen, wie, wer, was konfiguriert und baut. Und der Treuhänder? Der greift einfach statt auf seine Instanz auf die HotelFinance.ch Instanz zu, wenn er arbeitet. Ganz einfach!
Alles für das Schweizer Individualhotel drin:
- Pfannenfertige Lösung für die Hotellerie mit AbaWeb
- Automatische PMS-Schnittstelle (tägliche Verbuchung der Umsätze am frühen Morgen)
- Automatische Verbuchung der Mirus-Löhne direkt in die entsprechenden Sparten/Outlets
- Kreditorenbuchführung mit integriertem, digitalen Visumsprozess
- Electronic Banking (die Bank verbucht sich über Nacht)
Reporting/BI-Tool (HF-Hub):
- Automatisierte hotelspezifische Auswertungen pro Sparte, Outlet, Küchen-/Kellerrendite etc. per gewünschten Stichtag des Folgemonats
- Budgetierung, Forecasting, Liquiditätsplanung
Das BI-Tool (HF-Hub) ist in HotelFinance.ch inkludiert, damit man später nicht noch Fairmas oder Hospitality Cockpit für viel Geld anbinden muss. Durch die automatisierte Verbuchung, sind immer die aktuellen und vor allem bereinigten Zahlen ersichtlich:
Alle Punkte, die oben als teuer und mühsam definiert sind, sind in HotelFinance bereits inkludiert. Wenn die Hotelbuchführung also mit Abacus (AbaWeb) automatisiert und digitalisiert werden soll, dann buche eine Demo bei HotelFinance.ch – Die automatisierte Buchhaltung für die Schweizer Hotellerie. Ein Vergleich zum AbaWeb-Angebot eures Treuhänders lohnt sich und der Treuhänder muss deswegen nicht ausgewechselt werden.