Die Währung des Erfolgs: KPIs in der Hotellerie

Doris Egger, CEO von HotelFinance.ch spricht mit den Experten Michael Böhler, SUM Hospitality und Claudio Spranzi, Inhaber und Direktor Hotel Furka Oberwald über „den Blick hinter die Zahlen“.

-> Dieser Artikel ist in Kurzform auch in der htr hotelrevue erschienen. Schau rein!

Lieber Michael, lieber Claudio, vielen Dank, dass ihr euch die Zeit für dieses Gespräch nehmt. Lasst uns direkt in das Thema einsteigen: KPIs in der Hotellerie.

Michael, du führst deine Hotels bereits nach KPIs (Key Performance Indicator). Kennzahlen sind ein wichtiger Bestandteil des Betriebsmanagements. Warum sind sie gerade für kleine und individuelle Betriebe wichtig?

Michael: Kleinere und Individualbetriebe sehen sich häufig nicht im selben Gefüge, wie Hotelketten, die schon seit jeher mit KPIs arbeiten. „Das ist etwas für Hotelketten – nicht für mich!“ – hören wir oft im Umfeld unter den Hoteliers und Hotelièren. Es ist wichtig, zu verstehen, dass auch kleinere Betriebe enorm von einer systematischen Messung und Analyse ihrer Leistung profitieren. KPIs ermöglichen es, Ziele zu definieren, den Fortschritt auf dem Weg dorthin zu überwachen und wenn nötig Massnahmen abzuleiten. Sie bieten eine klare Orientierung und helfen dabei, unsere Ressourcen effizient einzusetzen.

KPIs?
Auch Klein- und Individualbetriebe profitieren!

Michael Böhler

Claudio, du sagst offen, dass du kein Büro- und Zahlenmensch bist. Warum
interessierst du dich für Kennzahlen?

Claudio: Ich habe durch HotelFinance verstanden, dass KPIs nicht nur für Berater und Großunternehmen sind. Sie sind für jedes Hotel von Bedeutung, unabhängig von seiner Größe. Es geht darum, betriebsrelevante Kennzahlen zu identifizieren, gezielt zu messen und zu analysieren. Das kann helfen, die Leistung zu verbessern und den Erfolg langfristig
zu sichern.

Kannst du uns die KPIs-Thematik ganz einfach erklären?

Michael: Für mich sind es querbeet alle messbaren Indikatoren, die sinnvoll für den jeweiligen Betrieb vergleichbar gemacht werden können. In der Hotellerie gibt es eine Vielzahl solcher KPIs. Die gängigsten sind aber die umsatz- also revenuebezogenen Indikatoren, wie die durchschnittliche Tagesrate (ADR), die Auslastung und der Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR). Hier arbeiten wir allerdings nur «topline».

Erst unter Berücksichtigung von Aufwendungen werden die KPIs interessant.

Michael Böhler

Was heisst „topline“?

Michael: Wir vergleichen nur die Umsätze miteinander. Diese Daten erhalten wir aus dem Property Management System (PMS). Interessant wird es, wenn wir den Erfolg – also Ertrag abzüglich Aufwand – messen können. Um die Daten dafür zu beziehen, benötigen wir eine möglichst automatisierte Finanzbuchhaltung.

Wie ist das bei dir Claudio?

Claudio: Bis anhin habe ich tatsächlich nur mit dem PMS meine Umsätze verglichen und gedacht, dass es schon gut kommt. Seit letztem November habe ich nun alle Zahlen zeitnah beieinander. Ich verstehe die Zusammenhänge und Auswirkungen mit jedem Monat besser. Dies befähigt mich, auch die Mitarbeiterzahlen aus der Lohnbuchhaltung sowie alle Managementzahlen aus dem PMS einbeziehen, und die relevanten KPIs für unseren Betrieb auszuwerten und gegenüber aussen begründen zu können.

Wie kommen kleine Betriebe an diese Datengrundlagen und an Vergleichszahlen?

Michael: Zum einen können wir auf interne Datenquellen wie die Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie auf das Property Management System (Protel, Mews, Apaleo, Opera Cloud…) zugreifen. Zum anderen können wir externe Datenquellen nutzen, wie den Benchmark von HotellerieSuisse, um unsere Leistung mit der unserer Wettbewerber zu vergleichen. Wichtig ist, dass die Datenquellen möglichst automatisiert und standardisiert aufbereitet werden. Das erfordert eine gewisse Infrastruktur. Ein Cockpit-Tool ohne vorgelagerte, automatische Datenaufbereitung nützt wenig. Mit Hilfe von HotelFinance.ch oder ähnlichen Systemen ist die Aufbereitung durchaus machbar, auch für kleinere Betriebe. Dann macht ein Cockpit Sinn.

Was rätst du kleinen und individuellen Betrieben, die nach KPIs führen möchten?

Michael: Zunächst einen Überblick über die vorhandenen Datenquellen zu verschaffen und die notwendigen Daten systematisch zu erfassen und zu analysieren. Es ist wichtig, die richtigen betriebsrelevanten KPIs zu identifizieren, diese regelmässig zu überwachen und bei Bedarf anzupassen. Nicht zu vergessen: Information! Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter verstehen, warum KPIs relevant sind und wie sie zur Steigerung des Unternehmenserfolgs beitragen können.

Claudio: Für mich ist relevant, dass ich die Zahlen interpretieren lerne, um strategische oder kurzfristige, operative Entscheide umsetzen zu können. Ich habe mir Unterstützung von einem Branchenprofi geholt und lerne monatlich dazu. Irgendwann benötige ich diese Begleitung nicht mehr in diesem Umfang. Für mich ist das eine persönliche Weiterbildung.

Doris: Herzlichen Dank euch beiden für das spannende Gespräch.

Die „Must have“-KPIs in der Hotellerie! GOI, GOP, GOPPAR, Restaurantrendite, Personalaufwand…welche Kennzahlen sind relevant?

In diesem Blog findest du weitere spannende Insights.

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