Schnellere Belegverarbeitung in der Kreditorenerfassung – Dank KI und neuen HotelFinance-Workflows
WICHTIG! Im August 2026 wird die Applikation AbaScan Upload (Q958) abgeschaltet.
Das bedeutet, dass Kreditorenrechnungen im Kreditorenprozess nicht mehr über dieses Tool ins Abacus gezogen werden müssen. In den vergangenen Monaten haben wir deshalb die Nachfolge-Applikation AbaScan Pro (Q954) getestet – mit Fokus auf Praxistauglichkeit und Effizienz im Arbeitsalltag. Unser erstes Fazit fällt positiv aus: Die KI-gestützte Analyse der Belege wurde spürbar verbessert und liefert deutlich zuverlässigere Ergebnisse. Weiter werden die Lieferanten automatisch und zuverlässig (ohne weiteres Klicks) angelegt. Die neue Applikation findest du unter Q954 im Suchfeld in Abacus. Mit rechter Maustaste oder „F2“ kannst du die Applikation deinen Favoriten hinzufügen:
Hier haben wir dir ein Manual zusammengestellt, wie du die Applikation verwenden kannst. Eine wirklich coole Geschichte, die das Admin-Leben nochmals massiv vereinfacht.
Der Ausblick ist verheissungsvoll!
Weiter wird in den nächsten Wochen voraussichtlich eine neue Variante möglich sein (die nun endlich ausgerollt werden kann). Bis anhin hat uns die automatische Weiterleitung der Rechnungen aus der Kreditoren-Inbox ins Abacus wenig überzeugt, weil die anschliessend manuelle Bearbeitung zu hohem Zeitaufwand geführt hat. Nun sieht es nach einem Durchbruch aus. Die Rechnungen und wenn gewünscht auch Mahnungen, werden automatisch aus der Kreditoren-Inbox in die DeepBox weitergeleitet. Dir Rechnung wird ausgelesen und direkt ins K11 in die pendenten Dokumente geladen. Wie gesagt – diese Technologie gibt es schon länger. Bis anhin hat es uns aber wenig überzeugt. Nun sind wir bereit, dieses Feature bis im Herbst auszurollen. Wir werden weiterhin über die Neuigkeiten informieren.
Wir testen zudem, ob eine Fragmentierung der Ordner in der DeepBox via Mailroom möglich ist, und so ein weiterer, schon lange bestehender Need abgedeckt werden könnte. Nämlich die Einsicht in alle Rechnungen, die pro Abteilungsleiter visiert worden sind. Auch für Visumsuser, die keinen ERP-Zugang haben. Dies ist eine Funktion, die Abacus nicht zur Verfügung stellt. Deshalb haben wir nach einem Workaround gesucht. Es wird eine geringe Fee kosten – jedoch niemals so viel, wie ein zusätzlicher ERP-User.
Testing-Notes von AbaScan Pro – wo kann es Stolpersteine geben?
Es kommt leider wieder vor – beziehungsweise ist es mentschlich – dass versehentlich falsche Dokumente in die Inbox gelangen. Beispielsweise Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder andere Belege, die keine Kreditorenrechnung sind.
Die verbesserte Belegerkennung in AbaScan Pro (Q954) erkennt solche Dokumente automatisch und weist ihnen den entsprechenden Dokumententyp zu. Das hat allerdings zur Folge, dass diese Dokumente im K11 (Fakturen erfassen/korrigieren) unter den „Pendenten Belegen“ nicht mehr angezeigt werden.
Falls ein Dokument fälschlicherweise als Lieferschein, Auftragsbestätigung oder einem anderen Dokumententyp erkannt wurde, kannst du den Dokumententyp direkt in Q954 über das Dropdown-Menü beim entsprechenden Beleg anpassen (siehe Printscreen). Anschliessend erscheint der Beleg unter den pendenten Belegen im K11 und kann wie gewohnt verarbeitet werden.
Uns interessiert deine Meinung zum Thema:
Was machst du für Erfahrungen? Gerne lassen wir deine wertvollen Erkenntnisse in unseren Workflow einfliessen. Schreib uns: hello@hotelfinance.ch