Es ist schon bald wieder Ende Januar! Der Jahresabschluss muss in Angriff genommen werden, insofern per 31.12. das Geschäftsjahr endet. Damit ein Jahresabschluss erstellt werden kann, müssen zuerst viele Unterlagen zusammengesucht und dem Treuhänder zugestellt werden. Hilfreich ist, wenn man schon vorgängig weiss, welche Dokumente während des Jahres zusammengetragen werden sollten. Doch welche Unterlagen sind überhaupt Jahresabschlussrelevant?
Gute Planung hilft, damit Ende Jahr der Aufwand für die Zettelsucherei nicht zu gross ausfällt!
Kasse und Bankauszüge:
- Kassenbuch
- Bankauszüge aller Banken mit Schlussaldo per Abschlusstag
- Cashnachweis; Wie viel Geld von den Tageseinnahmen liegen noch im Safe und warten darauf, auf die Bank gebracht zu werden?
Umsatz, Vorauszahlungen, Gutscheine, Forderungen (Property Management System):
- Buchungsbelege und Nachweise des Umsatzes (Brutto inklusive Mehrwertsteuer und netto exklusive Mehrwertsteuer)
- Liste der offenen, noch nicht bezahlten Gästerechnungen
- Nachweis der Gäste im Haus (diejenigen Gäste, die zum Abschlusszeitpunkt noch nicht ausgecheckt haben)
- Nachweis der Vorauszahlungen der Gäste
- Nachweis der Gutscheine
Aufwand:
- Passive Rechnungsabgrenzungen:Lieferantenrechnungen mit Leistungszeitraum im vergangenen Geschäftsjahr
- Aktive Rechnungsabgrenzungen: Lieferantenrechnungen, die bis 31.12. bezahlt worden sind, die aber das neue Geschäftsjahr betreffen
Zum Beispiel: Die Servicerechnungen für den Lift vom nächsten Geschäftsjahr flattert am September ins Haus und soll bis zum 31.12. bezahlt werden. Der Aufwand muss ins neue Geschäftsjahr transferiert werden.
- Alle Lieferantenrechnungen, die im Geschäftsjahr verbucht worden sind
Lohn:
- Lohn-Buchungsbelege bis zum 31.12.
- Versicherungsrechnungen (AHV, BVG, Unfalltaggeld, Krankentaggelt)
- Abrechnungen Versicherungsentschädigungszahlungen (EO, Krankheit, Unfall)
Steuern:
- Jegliche Korrespondenz mit den Steuerbehörden
- Rechnungen der Steuerverwaltungen (Mehrwertsteuer, Direkte Bundessteuer, Kantons- und Gemeindesteuern, Liegenschaftssteuern…)
Organisatorisches / Gewinnverwendung:
Bei juristischen Personen (AG, GmbH): Protokoll der General- / Gesellschafterversammlung des vergangenen Geschäftsjahres mit Gewinnverwendung.
Moderne Finanzbuchhaltungsysteme und Schnittstellen reduzieren den Aufwand auf ein Minimum.
Moderne Systeme machen Aktenschleppen und Fahrten zum Treuhänder überflüssig
Der Aufwand für das Zusammensuchen, der Übertragung und Verarbeitung der Unterlagen lässt sich mit Einsatz von modernen Finanzbuchhaltungssystemen auf einen Bruchteil reduzieren. Damit annähernd alle Unterlagen bereits per 31.12. und ohne Zusatzaufwand vorliegen, ist bei der Implementierung von neuen Systemen auf folgende Funktionalitäten zu achten:
- Digitale Visumsprozesse der Lieferantenrechnungen
- Hinterlegung der Buchhaltungsbelege direkt im System
- Automatisierte Schnittstellen zwischen PMS, Lohnsystem und Finanzbuchhaltung
- Automatisierte Verbuchung der Banktransaktionen und Verknüpfung mit den Buchungsbelegen
- Einfache und hotelspezifische Reports und Auswertungsmöglichkeiten
- Ein Treuhänder der offen für die neuen Funktionalitäten und Möglichkeiten ist